Datenschutzhinweise für Online-Veranstaltungen der AiF Projekt GmbH
via CISCO Webex und CISCO Meeting
Stand: 07.10.2022
Inhalt
1 Zweck der Verarbeitung
Für Webinare und Online-Meetings nutzen wir die Software as a Service Webinar und Meeting. Diese Software ist ein Service der Cisco Unternehmensgruppe, die in der EU, Groß Britannien, den USA, Kanada und Australien ansässig sind.
2 Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Ziff. 7 DSGVO ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten
AiF Projekt GmbH
Tschaikowskistraße 49, 13156 Berlin
Telefon: +49 30 48163-3
info(at)aif-projekt-gmbh.de
www.aif-projekt-gmbh.de
3 Verarbeitung der Daten
3.1 Welche Daten werden verarbeitet?
Anmeldungs- bzw. Registrierungsdaten: Die Angabe von Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse ist verpflichtend. Dies kann auch anonym1 geschehen, insbesondere weil die Zuverlässigkeit und Leistung der Netzwerkverbindungen gemessen und in den USA analysiert werden können. Weiterhin wird das Datum der Nutzung erfasst. Zusätzliche Fragen beim Verlassen des Webinars wie Firma/Organisation stellen keine Pflicht dar und werden nur bei Angabe mit verarbeitet.
Die im Anmeldeprozess erhobenen Daten werden bei dem Organisator des Webinars bis drei Monate nach dem Veranstaltungstermin lokal gespeichert und über die Webex-Plattform des Anbieters Cisco Unternehmensgruppe innerhalb der EU unter Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung gem. den Artikeln 44 ff. DSGVO verarbeitet.
Servicedaten (einschließlich Daten zu Sitzungen und zur Nutzung): Beim Besuch der Website des Anbieters und bei Nutzung von dessen Diensten, erhält dieser Daten, die entweder von Ihnen oder anderen freiwillig eingegeben wurden (zum Beispiel Terminpläne, Informationen zum Teilnehmer usw.) oder die von der Website oder dem Dienst selbst protokolliert wurden (zum Beispiel die Dauer der Sitzung, die Nutzung von Webcams, Verbindungsdaten usw.). Hierbei können auch Nutzungs- und Protokolldaten erfasst werden, wie auf die Dienste zugegriffen wird und wie sie genutzt werden, darunter Angaben zu dem Gerät, das Sie für den Zugriff auf die Dienste verwenden, IP-Adressen, Standortinformationen, Spracheinstellungen und andere Diagnosedaten, die dem Dienstleister helfen, die Dienste aufrecht zu erhalten und zu verbessern.
Informationen zum Gerät: Sollten Sie die Online- und Mobile-Dienste des Anbieters nutzen, kann er automatisch Informationen über den von Ihnen verwendeten Gerätetyp erfassen, z. B. die Betriebssystemversion oder die Gerätekennung (oder UDID).
Hinweis: Sie können die Übertragung von Standortdaten auf mobilen Geräten jederzeit deaktivieren, indem Sie die Standortdatendienste über das Einstellungsmenü auf Ihrem Gerät deaktivieren.
1 Anonymes Login | Name: anonym; E-Mail-Adresse: no@email.cn
3.2 Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden Webex und Meeting, um Online-Veranstaltungen durchzuführen.Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Nachbereitung von Webinaren auszugsweise Chatinhalte und die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
3.3 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.
3.4 Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Die Namen aller Teilnehmer sind während des Webinars nicht öffentlich einsehbar.
Weitere Empfänger: Der Dienstanbieter Cisco International Limited nutzt die Cisco Webex Analytics Plattform sowie die AWS-Cloud-Infrastruktur (Amazon), um Host- und Nutzungsinformationen über Unternehmen in den USA auszuwerten und zu speichern. Aber alle über iPOPs geleiteten Daten bleiben verschlüsselt und werden nicht gespeichert. Für einen verbesserten Datenschutz werden die IP-Adressen maskiert, also in verkürzter Form gespeichert, um eine Zuordnung zu einzelnen Nutzern zu verhindern.
3.5 Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Webex und Meeting sind Dienste, die von einem Anbieter aus den USA stammen und in der EU erbracht werden. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist nicht in einem Drittland vorgesehen und wird nur in besonderen Fällen und Benachrichtigung gem. den Standardvertragsklauseln und gem. den Artikeln 44 ff. DSGVO durchgeführt.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln als Teil des Auftragsverarbeitungsvertrages mit der Cisco International Limited in Groß Britannien und zum anderen durch die eigene Datenschutzrichtlinie gegeben. Für eine Teilnahme müssen Sie allerdings nur wenige personenbezogenen Informationen angeben, insbesondere bei einer Bereitstellung eines direkten und allgemeingültigen Links (Zugangsverknüpfung) zu einem Meeting. Dafür benötigen Sie kein Webex-Konto, um an Meetings teilzunehmen, dafür erhalten Sie eine Einladung mit den Zugangsinformationen.
4 Datenschutzbeauftragter
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie zu Ihren Rechten rund um den Datenschutz wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten: +49 30 48163-3 oder datenschutz(at)aif-projekt-gmbh.de
5 Betroffenenrechte
5.1 Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Widerspruch lässt die Verarbeitung in der Vergangenheit unberührt.
5.2 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
6 Kontaktaufnahme
Bei der Kontaktaufnahme mit der AiF Projekt GmbH (zum Beispiel per E-Mail) werden Ihre persönlichen Angaben nur zur Bearbeitung Ihrer Anfrage in Deutschland gespeichert, konkret um die Kontaktanfrage zu bearbeiten und zur Beantwortung des Anliegens mit dem Anfragenden in Kontakt treten zu können.
Sollten wir eine Nachricht über eine E-Mail von Ihnen erhalten, gehen wir davon aus, dass wir zu einer Beantwortung per E-Mail berechtigt sind. Ansonsten müssen Sie uns ausdrücklich auf eine andere Art der Kommunikation hinweisen.
Die personenbezogenen Daten werden dabei nur solange verarbeitet, wie dies für die Bearbeitung der Aufgabe erforderlich ist.
7 Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Cisco löscht benutzergenerierte Informationen innerhalb von 60 Tagen.
8 Änderung der Datenschutzerklärung
Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer unternehmensinternen Prozesse können eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen. Eine Änderung können Sie dem Stand der Ausführung (Datum) entnehmen.